Clean Desk Digital, qu’est ce que c’est?

Nous sommes noyés d’informations en tout genre. Que nous gardons, trions, stockons, et parfois même que nous lisons et utilisons! Ces informations peuvent prendre plusieurs formes. Il y a bien sur les emails, mais aussi tous ces documents, videos, photos, ces informations de contacts, ces messages de messageries instantanées que nous mettons dans notre structure bien complexe de Folders, ou pire que nous gardons sur notre Desktop et qui vient s’ajouter aux dizaines de fichiers déjà stockés à cet endroit. C’est la que le Clean Desk Digital intervient.

Le clean desk digital est cette idée que nous devrions nettoyer ranger et trier efficacement tous ces items digitaux pour notre bien être et pour être aussi plus performant.

Il est finalement le pendant du clean desk que je vous ai présenté dans cet article: https://nowcoaching.be/les-avantages-du-clean-desk/

Quels sont les avantages du Clean Desk Digital?

Le clean Desk Digital apportent des avantages sur la concentration, sur l’efficacité et également sur l’écologie!

Concentration

Avoir un desktop vide est très reposant. Souvenez vous du premier jour ou vous avez ouvert votre laptop. Quel bonheur de voir peu d’icônes sur ce desktop. On se sent plus léger. Plus serein. Hors chaque fois que nos yeux se posent sur ces fichiers en attentes, nous débrayons quelques secondes en nous demandant ce que c’est et si nous n’avons pas une action à faire. On en devient moins focus sur notre tache actuelle.

Efficacité

Elle s’articule sur deux points principaux.

Une bonne structure de données (bonne et simple!) et une sélection stricte de ce que l’on garde nous fait retrouver nos informations bien plus vite. Nous n’avons plus à réfléchir ou se trouve telle ou telle information. Personnellement j’étais un pro des arborescence de dossiers dans ma boite emails. Quel temps perdu à devoir me demander ou ranger un email et après à retrouver ou je l’avais mis!

La distraction est aussi un problème qui nous rend moins efficace. Tous ces emails dans notre inbox non lus en sont une de taille, tous ces fichiers visibles sur le desktop en sont une autre. Arriver à éliminer ces fichiers du desktop est esthétiquement beau sans être superficiel. En effet un environnement attirant est aussi un environnement dans lequel nous avons envie de travailler, qui nous appeler plus facilement et donc nous motivera plus. 

Ecologique

Un email envoyé génère 4gr de CO2. Voire plus si il y a un attachement lourd. 

« Envoyer un email avec une photo de 1Mo à 10 personnes équivaut à rouler 500m en voiture en terme d’émission de CO2. »

Cela est du que peu importe ou se trouve votre correspondant, ces informations passent par des data centers de Google, yahoo, et passent par des dizaines de routeurs qui consomment de l’énergie pour fonctionner et être refroidi. N’hésitez pas à lire cet article sur l’empreinte carbone du digital: https://www.futura-sciences.com/planete/questions-reponses/eco-consommation-empreinte-carbone-e-mail-10840/)

Comment démarrer? Comment avancer?

Le cauchemar en voyant la quantité!

Lorsque j’ai voulu commencer, je me suis vite heurté à une question… par où commencer! J’avais fait l’exercice du clean desk. Et cela m’avait pris quelques heures, mais j’en avais vite vu le bout. Mais ici, la quantité de choses a ranger trier, jeter est multipliée par 1000! Et le flux de nouvelles informations, nouveaux emails ne s’arrête jamais! J4ai d’abord longtemps remis au lendemain, ou bien commencé « un peu » puis laisser pour plus tard, sans jamais voir le changement. 

Eureka!

Et puis le déclic est arrivé. Il faut ici inverser notre manière de procéder. On a tendance a d’abord revenir a une situation clean et puis a voir comment on va la garder clean en mettant un système en place. Mais en fait, on doit commencer par le système avant de commencer le nettoyage.

• Imaginez comment vous garderiez votre espace digital clean si vous repartiez de zéro. 
• Réinitialisez votre espace à zéro (ca fait peur, mais je vous explique plus loin comment faire cela facilement et sans danger)
• Testez votre système et adaptez le si vous dérapez à nouveau.
• Enfin, réservez vous du temps pour nettoyer le passé. (Cela peut être de consacrer un après midi chaque vendredi, ou bien 1 heure chaque matin) Bloquez le dans votre agenda! Et n’y dérogez pas. C’est pénible, c’est long, mais le plus vite c’est fait, le plus vite vous vous sentirez mieux.

Pour ma boite emails par exemple. J’ai décidé de quelques principes que je voulais appliquer: 

• Avoir une inbox vide le vendredi soir
• Ne lire un email de mon inbox qu’une seule fois. Pour cela j’ai appliqué +/- la méthode Getting things done. lorsque je lis l’email: soit ce que je dois en faire prend moins de 2 minutes, et je le fais directement, soit je délègue directement si c’es pour quelqu’un d’autres, soit je le classe et je crée une action dans ma toto si je dois revenir plus tard et je le range, soit je l’efface directement si je n’ai pas besoin de cette info.
• Ne pas garder les mailing list inutiles. Si je ne lis pas ces emails, je demande directement la desinscription.

J’ai ensuite créé un dossier « old inbox » et j’y ai copié tous les emails de mon inbox! J’ai maintenant un système remis à zéro. 🙂 et je sais ou se trouve le passé à nettoyer. Même si je n’avais encore rien rangé, à la fin de ce transfert, j’ai senti un sentiment de légèreté à voir cette inbox vide! Et cela me motive encore plus à la garder vide.

Pour aller plus loin

N’hésitez pas à vous intéresser à vos outils digitaux. Vous seriez surpris de certaines facilités que vous pourriez avoir. Tout les Mac sont équipés de l’appli Spotlight (raccourci space-command) qui permet de retourner tout et n’importe quoi (fichier, photo, musique, application, …) en commençant à taper le nom. 

Outlook a aussi un outil d’indexation et de recherche des emails du même genre. Cela peut vous permettre de limiter votre arborescence.

En apprenant à mieux utiliser ses applis, on peut aussi trouver un système encore plus simple ou efficace. Et cela ne prend pas forcément beaucoup de temps!