Clean Desk pour la société

Depuis quelques années, je vois les sociétés passer de plus en plus au clean desk. Deux avantages sur les lieux de travail: on ne laisse plus trainer de papier confidentiel à la portée de tous et on « nomadise » nos places. Nous pouvons ainsi partager nos espaces de travail entre plusieurs collaborateurs. Qu’en est-il maintenant que nous travaillons de plus en plus de la maison?

Clean Desk pour soi

Le Clean Desk a aussi quelques avantages pour soi:

Espace plaisant: Il est très plaisant de travailler dans un espace dégagé. De plus, une fois que nous avons un espace complètement dégagé, il est plus facile qu’on ne le croit de le garder dans cet état. 

Concentration plus facile : Nous sommes tous plus ou moins enclins à faire voyager notre pensée dès que nous travaillons sur des taches ennuyantes. Or, un bureau encombré est la plus belle des invitations à trouver d’autres choses à faire… Comme finalement sauter sur ce dossier bien plus amusant, mais moins important, payer cette facture qui traine, penser à notre prochain voyage en voyant le catalogue de l’agence de voyage, ou bien décharger nos photos de cette carte mémoire qui traine sur le bord de notre bureau.

A la maison

Nous n’avons pas tous chez nous un bel espace bureau. Et lorsque c’est le cas, il est aussi souvent utilisé pour les travaux administratifs domestiques (les factures, les papiers administratifs, etc). Lorsqu’on doit travailler de la maison, on pousse quelques piles de feuilles pour nous trouver un coin de table sur lequel poser notre laptop et enfin travailler, la tasse de café faisant une auréole sur la dernière facture d’électricité encore à payer.

Ce n’est peut être pas aussi extrême chez vous, mais cela représentait bien mon cas, et pourtant j’avais un beau bureau bien grand…

Et le pire dans tout ça est que j’avais déjà pris l’habitude du clean desk au bureau. Un laptop, un cahier avec un bic, une paire d’écouteurs pour m’isoler et ma tasse de café, sans l’auréole cette fois ci. Et c’est tout! Le confinement est arrivé et j’ai aussi lu le livre de Marie Kondo sur « la magie du rangement au travail »… Pourquoi ne pas essayer chez moi.

Un plateau vide ?!?

Le plus facile pour le clean desk est simplement de ne rien avoir sur le plateau. Dans mon cas, cela se limite au clavier, souris, écran. Avec un sous main pour délimiter l’espace, un éclairage direct et c’est tout! J’ai pris un week-end pour simplement vider le plateau de mon bureau. Et ca m’a fait du bien!

Clean desk = aussi clean tiroirs

Mais ou mettre tout ce qui a disparu? Marie Kondo et son livre « la magie du rangement au travail » m’a beaucoup inspiré. J’ai vidé chaque tiroir, trié ce que je gardais de ce que je donnais ou jetais. J’ai commencé avec les bics. Je suis passé de 47 bics et stylos à 2, avec comme première sélection: ceux qui ne marchent plus. (On est surpris du nombre de bics dont l’encre est sèche…). Ensuite, qui n’a pas plusieurs agrafeuses, plusieurs perforatrices, une quantité de câbles pour charger ses gsm, tablettes, …

Là aussi, un tri est assez facile. Un câble par type de sortie, une seule perforatrice, une seule agrafeuse, et le reste dans une boite à donner.

Enfin, les papiers que l’on garde pour rien. Le nombre de cahiers dans lesquels je griffonnais mes notes de boulot qui ont plus de 10 ans. Les formations que je garde alors que je n’ai jamais ouvert ses feuillets agrafés, les papiers de garantie pour du matériel qui n’est plus sous garantie ou même qui n’est plus dans la maison! Ce nettoyage m’a vraiment donné un sentiment de légèreté une fois accompli.

Deux astuces

Pour les choses que je gardais « au cas ou » : si elles coutent moins de 10 euros et si je peux en retrouver en moins d’un jour, je ne garde plus! Jusqu’à aujourd’hui je n’ai pas regretté cette décision… et je n’ai d’ailleurs encore rien acheté à nouveau. 

N’hésitez pas à le faire en plusieurs vagues. Cela permet de se détacher de certains objets qu’on a gardé lors du premier tri.

Une dernière hésitation?

Je sens que vous hésitez encore. Laissez moi vous poser deux dernières questions:

• Combien de bics/crayons/porte-plume avez vous dans votre bureau et dans votre maison ?
• Combien de ces bics écrivent-ils toujours et n’ont pas l’encre sèche ?
• Combien de ces bics utilisez vous au quotidien ?

N’hésitez pas à remplacer « bics » par « post-it » ou « blocs de feuilles » 🙂

Clean desk digital?…

Le clean desk, pour être efficace, doit aussi être étendu au digital… nos fichiers, nos Folders, notre desktop sur le laptop, nos emails, et j’en passe. C’est une étape un peu plus compliquée vu le nombre de chose a trier. Je vous en parle dans un prochain article, promis!

Pour aller plus loin

Une fois cet espace rangé, il faut aussi le garder net. Mais ne vous inquiétez pas. C’est beaucoup plus facile qu’il n’y parait! Je me suis personnellement mis une routine. Tous les vendredis, je prends 5 minutes pour vider ce qui traine sur mon bureau et ça ne prend réellement que 5 minutes! Et ne pensez pas que je sois maniaque… le reste de la maison n’est pas dans le même état malheureusement…

Alors, à vos marques… Rangez!